Slecht betalende klanten zijn zaken waar verkopers liever niet aan denken. Toch is het verstandig er eventjes bij stil te staan. De economie zit tegen en dus is het risico op wanbetaling flink toegenomen. Wat kunt u er aan doen?

Duidelijke betalingstermijnen

De meeste gehanteerde betalingstermijn in Nederland is 30 dagen. Niemand verbiedt u om de betaaltermijn op 21 of zelfs 14 dagen te zetten. Wist u dat 53% van de klanten niet binnen de gebruikelijke termijn van 30 dagen betaalt? Als u er soepel mee omspringt, doet de klant het ook.

Tip. Laat de klant in offertes of opdrachtbevestigingen tekenen voor de betaaltermijn. Dat kan met een aparte regel op het akkoordblad.

Vermeld ook een datum waarop de aanbieding vervalt. Anders loopt u het risico dat de klant maanden later alsnog voor akkoord tekent en u bijvoorbeeld te maken hebt met gestegen inkoopprijzen.

Tip. Algemene voorwaarden bepalen de spelregels voor zakendoen met uw klanten. Overhandig bij elke overeenkomst een exemplaar van uw algemene voorwaarden. Laat de klant er voor tekenen.

Pas op! Sommige bedrijven hanteren inkoopvoorwaarden. Ze maken dan op het akkoordblad een aantekening met pen en tekenen onder het beding dat hun inkoopvoorwaarden geldig zijn. Controleer deze voorwaarden en kijk welke betalingstermijn het bedrijf hanteert. Bent u het er niet mee eens, of twijfelt u? Ga dan niet (zonder meer) akkoord!

Begin tijdig met manen

Een rekening is niet op tijd betaald. Dat kan verschillende oorzaken hebben. Sommige klanten laten bewust facturen liggen. Ze wachten rustig op de eerste aanmaning. Als u die niet stuurt, dan gebeurt er helemaal niets.

Anderen zitten krap bij kas. Wie betalen ze het eerst? Het is vaak degene die het hardste schreeuwt!

Een telefoontje kan natuurlijk ook. Als u dan (afwijkende) afspraken maakt, zet het dan wel eventjes op papier. Het voorkomt misverstanden en kan later als bewijs dienen.

Hanteer een strikt aanmaningsbeleid. Een gebruikelijke gang van zaken is:

• Vriendelijke herinnering (na 30 dagen)
• Aanmaning (14 dagen later)
• (Eventueel) tweede aanmaning (7 dagen later)
• Aankondiging dat u een incassobureau of deurwaarder inschakelt ( 7 dagen later)

Tip. U kunt de aankondiging van incasso ook door het incassobureau laten verzenden. Alleen de naam van het bureau doet soms al wonderen!

Tip. Leg uw acties nauwgezet vast. Noteer wanneer en wat u heeft ondernomen. Dat geldt des te meer voor telefoongesprekken.

Veel klanten gaan onder de dreiging van het incassobureau of deurwaarder alsnog overstag, ze vrezen de hoge extra kosten. Dat kan inderdaad flink in de papieren lopen. Bedragen tussen de € 100 en € 200 zijn normaal.

Wat is het belangrijkste verschil tussen een deurwaarder en een incassobureau? Een deurwaarder beschikt over meer wettelijke mogelijkheden. Soms legt het woord deurwaarde meer gewicht in de schaal.

Duidelijke specificaties

Voorzie de factuur van duidelijke specificaties. Refereer op de factuur ook aan uw betalingstermijn. Wijkt het uiteindelijk geleverde product of dienst af van wat met de klant is afgesproken? Bevestig dat dan met een brief.

Geen overbodige luxe. Stel dat u bij de kantonrechter belandt, dan kan de klant zich er op beroepen dat u uw afspraken niet bent nagekomen en dat hij dus in zijn recht staat om niet te betalen. U draait dan voor alle kosten op! En uw geld? Tja... dat heeft u er niet door ontvangen.

Kredietinformatie opvragen

Voor grotere transacties loont het om kredietinformatie op te vragen. Vroeger kreeg u dergelijke informatie via uw bank. Tegenwoordig zijn op dat gebied gespecialiseerde bureaus werkzaam. U ontvangt recente informatie over het betaalgedrag van de (potentiële) klant en zijn financiële positie. Aan de hand van deze informatie kunt u een schatting maken van de risico’s.

Tip. Voor langdurige salestrajecten is het verstandig om al bij het begin van het traject dergelijke rapportages op te vragen.

Stelt u zich eens voor: u heeft er enorm veel tijd ingestoken en wellicht veel geld uitgegeven aan reis-, verblijf- en arbeidskosten. Als u dan vlak voor het tekenen van de overeenkomst tot de ontdekking komt dat de klant niet kan betalen, is dat een flinke aderlating. Heeft het traject maanden gelopen? Doe dan nogmaals een kredietcontrole vlak voor het afsluiten van het contract.

Tip. Alleen klanten die betalen tellen Klanten die niet betalen, zijn feitelijk geen klanten. Erger nog, ze kunnen u in grote moeilijkheden brengen. Ga achter zowel grote als kleine bedragen aan.

Wanbetalers rekenen er vaak op dat u kleine vorderingen afschrijft. Zoals het spreekwoord zegt: “Vele kleintjes maken een grote.” Geef vorderingen uiterlijk na 60 dagen uit handen aan een professioneel incassobureau. Wacht u langer? Dan nemen uw kansen op succes zienderogen af.

Bron: Salesquest.nl